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Filas virtuales: mejorando la experiencia en veterinarias y pet shops

23 millones de hogares estadounidenses y 3,2 millones británicos adquirieron una mascota durante la pandemia de coronavirus.

Un efecto secundario de este auge de la propiedad de mascotas es que los veterinarios, las tiendas de mascotas, los peluqueros y los refugios de animales pueden esperar estar mucho más ocupados.

Si dirige una organización que gira en torno a la salud y la felicidad de las mascotas y sus dueños, cuanto mejor sea la experiencia del cliente, menos estresante será para todos los involucrados.

Esto es especialmente importante para las clínicas veterinarias, cuya clientela naturalmente estará ansiosa por la salud de su amada mascota. Brindarles a ellos y a su mascota un cuidado y una atención excepcionales hará que el viaje del cliente sea una experiencia mucho más agradable para ellos y su personal.

Un sistema de filas virtual permite a las organizaciones que trabajan con animales reducir los tiempos de espera y el estrés del paciente a través de recordatorios automáticos para el paciente.

Hemos realizado un análisis más detallado sobre el impacto de un sistema de filas virtuales en organizaciones encargadas del cuidado de las mascotas:

Veterinaria toma notas mientras conversa con la dueña del perro salchicha

Fila virtual

Cualquiera que haya tenido que envolver a su mascota y llevarla al veterinario sabe lo ansiosa que puede ser esta experiencia para un animal. Una estadía prolongada en la sala de espera una vez que un paciente llega a sus instalaciones solo agrava el problema y ciertamente no es divertido para las mascotas ni para sus dueños.

Un sistema de cola virtual permite a los dueños de mascotas registrarse de forma remota desde su teléfono inteligente y luego esperar con su mascota desde la comodidad de su propia casa.

Una vez que se unen a una cola virtual, un cliente será actualizado automáticamente sobre su lugar en la fila, el tiempo de espera estimado y cuándo debe llegar a su cita a través de mensajes SMS y notificaciones automáticas.

Y si hay un retraso, pueden esperar en casa en lugar de en una sala de espera llena de mascotas ansiosas y sus dueños estresados, quienes están preocupados por cuándo será el turno de su mascota.

Tener menos animales en su área de espera también crea un ambiente mucho más tranquilo para las personas que eligen esperar en el lugar.

Atención al cliente

Mantenerse en contacto con los clientes en cada paso del camino los ayudará a superar lo que podría ser una experiencia difícil.

Los sistemas como Q-Anywhere mantienen a los dueños de mascotas actualizados en cada paso del camino a través de notificaciones móviles y pantallas digitales que se pueden instalar en su sala de espera. En lugar de preocuparse por cuándo se verá a su mascota, los clientes se mantienen actualizados automáticamente sobre los tiempos de espera y dónde están en la fila.

Cuando llega el momento de venir a recoger a una mascota después del aseo o la cirugía, los clientes simplemente reciben un SMS o una notificación que les informa a qué hora deben regresar a sus instalaciones. Esto hace que todo el proceso sea lo más ágil posible, manteniendo el estrés al mínimo tanto para las mascotas como para sus dueños.

Las citas virtuales incluso permiten a los veterinarios realizar una videollamada rápida con los propietarios para que puedan registrarse con sus queridas mascotas durante las estadías nocturnas. Este tipo de tranquilidad es invaluable para los dueños que están ansiosos por el bienestar de su mascota y por un toque personal que no pasará desapercibido.

Check-in automatizado

Los formularios en línea también ayudan a agilizar el proceso de registro al brindarles a los dueños de mascotas la opción de completar toda la información básica de su mascota, el historial médico y el cuidado que necesitan antes de llegar a su cita.

Esto reducirá la cantidad de personas en sus instalaciones en cualquier momento, reduciendo los tiempos de espera percibidos para cada cliente. Además, garantizará que todos tengan acceso a todos los detalles de su mascota, ya que tendrán todos los documentos de respaldo a mano en casa.

Es más, los formularios incompletos e incorrectos no serán aceptados por un sistema en línea, lo que significa que los clientes no tendrán que pasar por la frustrante experiencia de tener que completar los detalles de su mascota dos veces si cometen un error la primera vez.

Y una vez que estos detalles están en su sistema, su personal puede acceder a ellos instantáneamente siempre que la mascota necesite atención, lo que acelera significativamente el proceso de registro.

Personal menos estresado

Todas estas mejoras no solo impactan en sus clientes y sus mascotas. Un lugar de trabajo menos ajetreado y agitado es un entorno mucho más agradable para su personal.

Debido a que las comunicaciones y el registro con los clientes se automatizan en gran medida a través de un sistema de administración de colas, eso libera a su personal para que se concentre completamente en brindar la mejor atención y experiencia al cliente a todos los que cruzan la puerta.

Y los sistemas de turnos pueden ayudar a asignar automáticamente las mascotas a la persona adecuada y hacer un seguimiento rápido de los casos urgentes en la fila con un mínimo de alboroto, lo que facilita mucho el trabajo de su personal.

Todos los que trabajan con animales quieren lo mejor para ellos y para que sufran el menor estrés posible. El software de gestión de filas ayuda a su personal a brindar un servicio fluido centrado en la salud y la felicidad de cada mascota, liberando a su equipo para hacer lo que mejor saben hacer: cuidar de los animales.

Mejore su servicio (y aumente el resultado final)

Un sistema de cola virtual también le da a su organización las herramientas para refinar la experiencia del cliente en base a la retroalimentación del cliente en tiempo real.

Por ejemplo, Q-Flow recopila datos de satisfacción del cliente en tiempo real a través de notificaciones automáticas y mensajes SMS que se activan después de que alguien ha llevado a su mascota a su veterinario o peluquero.

Esto le proporciona comentarios invaluables sobre todo, desde la amabilidad de su personal hasta la calidad de la atención que sienten que recibió su mascota. Puede utilizar estos datos para modificar su enfoque y medir el impacto en tiempo real, ayudando a crear un entorno lo más agradable posible para las mascotas que utilizan su servicio y sus dueños.

Q-Flow también equipa a su organización con datos que puede utilizar para identificar picos y valles en la actividad del cliente para la época del año, mes, semana y día, así como información invaluable como las tasas de no presentación. Luego, puede usar esta información en tiempo real para planificar los horarios del personal, de modo que su negocio siempre funcione de la manera más eficiente posible.

Todos estos datos están representados en gráficos e informes intuitivos que puede utilizar para planificar los horarios del personal y optimizar sus operaciones.

Un sistema de gestión de filas es una herramienta rentable que cualquier organización que trabaje con mascotas puede utilizar para modernizar sus operaciones y brindar la mejor atención posible a cada cliente y su mascota.

Estamos para mejorar los viajes de los clientes y optimizar los recursos de cada organización. Nuestras soluciones están enfocadas para todo tipo industria que se centre en la atención al cliente.